Một doanh nghiệp có thể sử dụng rất nhiều công cụ mà vẫn gặp khó khăn trong việc tìm câu trả lời cho những câu hỏi đơn giản. Công việc này đang ở trạng thái nào? Bộ phận nào đang xử lý? Dữ liệu nào là dữ liệu mới nhất? Một vấn đề đã từng xảy ra trước đây chưa? Nguyên nhân thường không phải thiếu dữ liệu. Nguyên nhân là dữ liệu không nằm trong cùng một ngữ cảnh.
Nhiều hệ thống không đồng nghĩa với dữ liệu được kết nối
Mỗi bộ phận thường có nhu cầu riêng. Quality cần dữ liệu kiểm tra và bất thường. Production cần tiến độ và sản lượng. Management cần báo cáo. Các nhóm hỗ trợ cần theo dõi công việc.
Nếu mỗi nhóm vận hành bằng một hệ thống hoàn toàn tách biệt, việc tổng hợp thông tin trở thành một công việc khác.
Một nguồn dữ liệu không có nghĩa một bảng dữ liệu
Khái niệm "single source of truth" không có nghĩa mọi dữ liệu phải nằm trong một màn hình hoặc một bảng. Điều quan trọng là mỗi thông tin có một nguồn rõ ràng và các bộ phận có thể tham chiếu cùng một trạng thái dữ liệu.
Điều này giúp giảm tình trạng: hai file có hai con số khác nhau; hai người hiểu khác nhau về cùng một trạng thái; một báo cáo phải tổng hợp lại từ nhiều nguồn.
Kết nối công việc với dữ liệu
Khi công việc và dữ liệu được liên kết, một vấn đề không còn chỉ là một dòng trong báo cáo. Nó có thể trở thành một nhiệm vụ. Nhiệm vụ có người phụ trách. Kết quả xử lý có thể được lưu lại. Thông tin đó tiếp tục trở thành dữ liệu cho các lần phân tích sau.
Đây là lúc hệ thống quản trị bắt đầu tạo ra giá trị tích lũy.
Xây từng bước thay vì thay tất cả cùng lúc
Doanh nghiệp không nhất thiết phải thay toàn bộ hệ thống trong một lần. Một cách tiếp cận thực tế hơn là lựa chọn một quy trình có vấn đề rõ ràng, chuẩn hóa dữ liệu của quy trình đó và sau đó mở rộng kết nối sang các hoạt động liên quan.
DATPRO ENTERPRISE được phát triển theo hướng này: các nhóm quản lý chất lượng, công việc, vận hành và phân tích dữ liệu có thể phát triển theo từng phần nhưng vẫn hướng tới một nền tảng chung.