Chuyển một biểu mẫu giấy sang Excel, PDF hoặc biểu mẫu trực tuyến là một bước tiến. Nhưng đó chưa phải toàn bộ quá trình chuyển đổi số. Sự khác biệt nằm ở cách dữ liệu được sử dụng sau khi được nhập.
Biểu mẫu điện tử vẫn có thể là dữ liệu rời rạc
Một file Excel có thể nhanh hơn giấy. Nhưng nếu mỗi bộ phận có một file riêng, mỗi tháng lại tạo một bản mới và việc tổng hợp vẫn phải thực hiện thủ công, doanh nghiệp chỉ chuyển hình thức lưu trữ chứ chưa thay đổi cách quản lý.
Điều tương tự xảy ra với nhiều biểu mẫu trực tuyến nếu thông tin sau khi gửi vẫn không được kết nối vào một quy trình chung.
Dữ liệu cần có ngữ cảnh
Một giá trị đo chỉ có ý nghĩa khi biết nó thuộc sản phẩm nào, lot nào, thời điểm nào và tiêu chuẩn nào. Một lỗi chỉ có ý nghĩa khi có thể theo dõi trạng thái xử lý. Một hành động khắc phục chỉ có giá trị khi biết ai chịu trách nhiệm, thời hạn và kết quả sau khi thực hiện.
Chuyển đổi số bắt đầu có giá trị khi những thông tin này được kết nối.
Workflow quan trọng hơn form
Form là nơi dữ liệu được nhập. Workflow là cách dữ liệu di chuyển. Trong quản lý chất lượng, workflow có thể bao gồm: phát hiện → xác nhận → phân tích → hành động → kiểm chứng → đóng vấn đề.
Khi workflow được số hóa, hệ thống không chỉ lưu dữ liệu mà còn giúp người dùng biết công việc đang ở bước nào và bước tiếp theo là gì.
Từ lưu trữ sang quản trị
Mục tiêu cuối cùng không phải là tạo nhiều biểu mẫu điện tử hơn. Mục tiêu là giảm thao tác lặp lại, tăng khả năng truy xuất và biến dữ liệu thành thông tin hỗ trợ quyết định.
Đó cũng là hướng mà DATPRO theo đuổi khi phát triển các nền tảng quản lý chất lượng và vận hành doanh nghiệp.